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Rechnungen aufbewahren privat Kassenbon aufheben - Original oder als Handybild?

Papierkram zu erledigen ist lästig, Ordner nehmen Platz weg. Manches lässt sich heute in digitaler Form aufheben. Gilt das auch für Rechnungen und Kassenbons? Tipps, was Sie wie lange aufheben müssen.

Stand: 17.12.2019

Frau erledigt ihre private Buchhaltung und hat eine Rechnung in der Hand. | Bild: mauritius-images

Ganz digital geht es noch nicht: Obwohl wir mittlerweile so vieles papierlos oder nur noch per Handy oder online erledigen, kommt es manchmal eben doch auf Gedrucktes an. Original-Rechnungen sollten wir besser immer eine bestimmte Zeit lang aufbewahren. Für manche Rechnungen gibt es klare gesetzliche Aufbewahrungsfristen, bei anderen lohnt sich das Aufheben wegen Garantiefragen oder des Nachweises für Versicherungen.

Aufbewahrungsfristen Rechnungen

Handwerkerrechnungen: Zwei Jahre aufbewahren, das gilt für Mieter und Immobilienbesitzer, schreibt die Stiftung Warentest. Grund ist das Gesetz zur Bekämpfung von Schwarzarbeit. Gibt es Ermittlungen, kann ohne Rechnung ein Bußgeld drohen. Stehen die Rechnungen mit einer Vermietung in Verbindung, schreibt die Finanztest, sollten die Rechnungen sogar zehn Jahre aufgehoben werden.
Möbel und andere größere Anschaffungen: Kaufbelege nicht wegwerfen, so lange die zwei Jahre Gewährleistung oder die Garantiefrist nicht abgelaufen sind. Bei Möbeln, größeren Elektrogeräten oder Schmuck sollten die Rechnungen als Nachweis für die Hausratsversicherung immer aufbewahrt werden, zum Beispiel für den Fall eines Einbruchs.
Werkzeug, Elektro- und Sportgeräte: Zehn Jahre wegen der Produkthaftung, denn: "Der Kunde kann vom Hersteller noch bis zu zehn Jahre nach Verkaufsstart Schmerzensgeld und Schadenersatz verlangen. Besonders bei Werkzeug, Elektro- und Sportgeräten ist es sinnvoll, die Kaufbelege so lange aufzuheben", so die Stiftung Warentest.

Gewährleistung geht ohne Kassenzettel

Gewährleistung gibt es auch ohne Kassenzettel: Wenn wir etwas gekauft haben und das Produkt einen Mangel aufweist. Am neuen Mantel geht zum Beispiel die Naht auf oder der Wasserkocher erwärmt nach kurzer Zeit kein Wasser mehr. Oder auch, wenn die Beschreibung des Produkts mehr verspricht, als es tatsächlich hält: Wenn auf dem Navigationsgerät steht, es beinhalte Karten aus ganz Europa, es aber nur Westeuropa abdeckt. In all diesen Fällen greift die Gewährungsleistungspflicht. Das heißt, wir als Verbraucher haben seit 2002 das Recht, für die mangelhafte Ware Ersatz vom Verkäufer zu bekommen oder vom Kauf zurückzutreten, wenn die Nachbesserung - also Reparatur oder Umtausch - fehlschlägt. Als Käufer können wir wählen, ob wir einen Umtausch oder eine Reparatur wollen. Und das gilt bis zwei Jahre nach dem Kauf.

Geht unser gekauftes Gerät im ersten halben Jahr kaputt, geht der Gesetzgeber davon aus, dass der Mangel von Anfang an bestand. Der Verkäufer muss es umtauschen, reparieren oder zurücknehmen oder beweisen, dass wir es selbst beschädigt haben. Tritt der Schaden erst später auf, also nachdem mehr als sechs Monate verstrichen sind, müssen wir Verbraucher beweisen, dass wir ihn nicht selbst verschuldet haben. Für unser Recht auf Gewährleistung brauchen wir weder Kassenzettel noch Originalverpackung:

"Der Verbraucher muss nur irgendwie nachweisen, dass er die Ware bei dem Verkäufer gekauft hat – zum Beispiel durch den Kaufbeleg, den EC- oder Kreditkartenbeleg oder auch durch die Aussage eines Zeugen, der beim Kauf dabei war."

Tatjana Halm, Verbraucherzentrale Bayern

In diesem Fall könnten wir es auch mit einem Handybild vom Kassenzettel versuchen. Diskutieren lohnt sich hier, denn viele Verkäufer sind auf Standardantworten geschult.

"Meine Wahrnehmung ist, dass in vielen Unternehmen den Mitarbeitern die Rechtslage nicht klar ist, also der Unterschied zwischen Gewährleistung und Garantie. Es wird in vielen Fällen von Gewährleistung darauf verwiesen, dass die kaputte Ware zum Hersteller eingesandt werden muss oder es wird auch bei einem Mangel unbedingt der Kassenzettel verlangt. Da muss man hartnäckig bleiben. Und diskutieren."

Tatjana Halm

Wir müssen uns auch nicht an den Hersteller weiterverweisen lassen, denn der Verkäufer hat die Gewährleistungspflicht.

Rechnung im Garantiefall

Recht auf Gewährleistung ist etwas anderes als Garantie, deswegen liegt der Fall hier anders. Die Garantie, unabhängig, ob vom Hersteller oder dem Verkäufer, ist eine freiwillige Leistung und daher kann der Garantiegeber die Bedingungen festlegen - zum Beispiel, dass der Kunde dafür die Originalrechnung vorlegen muss. Ist das festgelegt, kommen wir mit unserem Handybild der Rechnung nicht weiter.

Rechnung als Handyfoto aufheben - reicht das?

Ein Handyfoto oder ein eingescannter Beleg sind zwar gute Erinnerungsstützen, aber sie reichen als Beleg in den seltensten Fällen. Wenn es zu Streitigkeiten vor Gericht zum Beispiel wegen der Garantie oder einer Produkthaftung kommt, müssen wir den Original-Beleg parat haben.

"Es ist nicht zu empfehlen, den Kaufbeleg nur zu fotografieren und das Original der Rechnung deswegen nicht aufzuheben. Im Zweifelsfall muss man das Original vorlegen können. Selbst im Falle einer Gewährleistung sehe ich das kritisch, dass ein Handyfoto allein als Beweis gerichtsfest ist."

Tatjana Halm, Juristin bei der Verbraucherzentrale Bayern

Handybilder, Scans oder Kopien werden vor Gericht noch nicht akzeptiert. Dazu die Stiftung Warentest: "Scans oder Fotokopien haben nicht den gleichen Beweiswert wie das Original. In einem Zivilprozess wird der Beweis durch eine Urkunde angetreten, Scans und Fotokopien sind aber nicht als Urkunden anerkannt."

Kassenbon auf Thermopapier kopieren

Spezialfälle sind die Kassenbons auf Thermopapier. Die können schon innerhalb weniger Wochen komplett unleserlich werden. Hier raten Experten, sich den Kauf zusätzlich zum Thermo-Kassenzettel an der Kasse auf normalem Papier quittieren zu lassen. Oder wir halten uns an den Tipp von Juristin Tatjana Halm:

"Bei Kassenzetteln aus Thermopapier empfehle ich nach wie vor, das analog aufzubewahren. Also den Beleg wegen des schnellen Verblassens zu kopieren und das Original anzuheften. Vor allem beim Kauf von hochwertigen Dingen geht man als Verbraucher besser auf Nummer sicher. Das Kaufdatum entscheidet ja auch über Garantiefristen."

Tatjana Halm, Juristin bei der Vebraucherzentrale Bayern

Andere Aufbewahrungsfristen für Unternehmen

Selbständige und Unternehmen sind dazu verpflichtet, alle ihre Belege zehn Jahre lang aufzubewahren.

Belege für die Steuer wie lange aufbewahren

Unsere Steuererklärung geben wir mittlerweile digital ab. Für die Steuererklärung für 2018 müssen wir erstmals keine Belege mehr beim Finanzamt einreichen. Aufbewahren müssen wir die Belege trotzdem mehrere Jahre:

"Wir empfehlen, Belege für steuerliche Zwecke grundsätzlich mindestens für 2-3 Jahre nach Rechtskraft des Steuerbescheides aufzuheben. Im Einzelfall kann aber eine längere Dauer sinnvoll sein, zum Beispiel, wenn es sich um besonders bedeutende Angelegenheiten handelt oder Sachverhalte lang andauernde Auswirkungen haben."

Dr. Florian Schorner, Pressesprecher des Bayerischen Landesamts für Steuern

Und es müssen die Originalbelege auf Papier sein, da, so Schorner, "Scandateien oder Handyfotos in Zweifelsfällen nicht als Nachweis anerkannt werden können."

Fürs Finanzamt müssen wir auch in Zukunft noch unsere Belege in Papierform für mehrere Jahre aufbewahren. Aber: Es werden derzeit Verfahren entwickelt, um Belege künftig auch digital beim Finanzamt einreichen zu können, sagt unser Experte.