Beim Hockeyclub Rot Weiß München arbeiten Trainer, Betreuer und Vorstandschaft fast alle ehrenamtlich - ohne sie ginge hier nichts. Schon jetzt investieren sie viel Zeit und Engagement in ihren Verein. Jetzt muss dieser Verein auch noch die Vorgaben der neuen EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) umsetzen.
Mitgliederverwaltung wird schwieriger
Zum Beispiel muss ein geeigneter Platz für die Mitglieder-Akten gefunden werden. Ordner dürfen in Zukunft nicht mehr einfach im Vereinsheim herumstehen, sondern müssen vor dem Zugriff Unbefugter geschützt sein, etwa in einem abschließbaren Schrank. Wer zum Beispiel USB-Sticks oder andere Datenträger nutzt, um Mitgliederdaten zu speichern, muss die Informationen in Zukunft verschlüsseln. Auch die Mitgliederverwaltung auf dem heimischen PC kann zum Fallstrick werden, wenn dieser zum Beispiel nicht ausreichend mittels Firewall oder einer anderen Software gegen Angriffe aus dem Internet abgesichert ist.
Mitgliederinformationen wie Name, Adresse oder das Alter dürfen ab dem 25. Mai ebenfalls nicht mehr ohne Weiteres an einen übergeordneten Verband weiter- oder in einer Pressemitteilung bekanntgegeben werden. Der Verein muss alle Mitglieder genau darüber informieren, welche Daten über sie wie lange und zu welchem Zweck gespeichert sind und sie eine entsprechende Einverständniserklärung unterschreiben lassen - so wie auch Unternehmen das bei ihren Kunden machen müssen.
"Schwierig für uns, weiterhin so zu arbeiten"
"Wir sind kein großer Verein, deswegen lebt das natürlich alles vom Miteinander. Eigentlich kennt man sich, aber natürlich gibt man auch mal eine Nummer weiter, damit Mitglieder sich direkt kontaktieren können, weil zum Beispiel irgendwo etwas repariert werden muss oder weil irgendwer ein Werkzeug hat, das man gerade braucht", sagt Sabine Kaiser die beim Hockeyclub Rot Weiß München die Mitgliederverwaltung organisiert.
Seien solche kleinen Infos auf dem kurzen Dienstweg künftig nicht mehr möglich, werde es "schwierig für uns, weiterhin so zu arbeiten und dass das Vereinsleben so am Laufen bleibt."