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Wenn die kreative Kaffeepause ausfällt: Mitarbeitenden-Apps sollen in der Coronakrise den Informationsfluss im Unternehmen sichern.

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    Mitarbeitenden-Apps: Gekommen, um zu bleiben

    Die Corona-Pandemie ist zum Innovationsbeschleuniger in vielen Unternehmen geworden. Der verstärkte Einsatz interner Firmen-Apps kann zu einer besseren Kommunikation in den Betrieben führen.

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    Von
    • Jürgen Seitz

    Mit der Belegschaft schnell, fortlaufend und sicher in Verbindung bleiben – das ist eine der zentralen Herausforderungen für Unternehmen in der Pandemie. Datenerhebungen zufolge ist die klassische E-Mail zwar auch in der Krise König. Aber was tun, wenn für viele Mitarbeitende in der Produktion oder im Außendienst das Homeoffice und der Desktop keine Alternativen sind? Plausibel, dass Mitarbeitenden-Apps in der Covid-19-Krise einen Boom erleben, immerhin jedes vierte Unternehmen hat schon eine, so die Studie "Interne Krisenkommunikation 2020".

    Intranet in der Hosentasche

    Gemeint sind damit mobile Software-Lösungen, die Unternehmenskommunikation über Smartphone möglich machen. Egal ob Diensthandy oder privat, ob freiwillig oder verbindlich – vom "Intranet in der Hosentasche" werden alle erreicht.

    Fragt man die Hersteller solcher Apps, zeigt sich ein klarer Zusammenhang: Seit dem verschärften Ausbruch der Krise im März nehmen die Bestellungen rasant zu, besonders im Gesundheitsbereich, der Logistikbranche und auf dem Bau, meldet der Schweizer Anbieter "Beekeeper".

    Dachten die Firmen früher durchschnittlich acht Monate über den Kauf eines solchen Systems nach, genügen heute in der Pandemie noch acht Tage, so "Staffbase" aus Dresden. IT-Gigant Microsoft legt mit "Yammer" den Schwerpunkt auf die effektive Erstellung von Informationen und Vernetzung mit der Microsoft-Welt im Unternehmen.

    "Vom Tanker zum Schnellboot"

    Das schwarze Brett, der Kantinenplan und vielleicht auch die gute alte Firmenzeitung könnten damit zum Corona-Opfer werden, denn Mitarbeitenden-Apps versprechen auch für kleinere Unternehmen einen niedrigschwelligen Einstieg ohne Schulungsaufwand und zu überschaubaren Kosten.

    Marktbeobachter wie die britische "ClearBox-Consulting" nennen monatlich 2,20 Euro pro Mitarbeiter. App-Anbieter Beekeeper unterstützt seine Kunden mit Notfall-Teams, die nach eigenen Angaben in drei Tagen die App startklar machen. "Mit der Mitarbeitenden-App wird der Tanker zum Schnellboot", sagt Frank Wolf, Geschäftsführer von Staffbase.

    Großkonzerne im Vorteil

    Tempo ist auch nötig, denn die großen, international aktiven Unternehmen haben in der Krise einen Startvorteil. Oft wurden die Weichen schon Jahre zuvor gestellt und ein umfangreiches "social intranet" entwickelt. Beispiel Bosch: Die Mitarbeiterzeitschrift "Zünder" gibt es schon seit 100 Jahren, aber bereits 2015 hat sie mit gleich zwei "Zünder-Apps" digitale Geschwister bekommen. Über die zentrale Vernetzung aller digitalen Kanäle versorgt das Unternehmen weltweit rund 200.000 Mitarbeiter mit aktuellen Informationen.

    BMW schaffte eine Punktlandung, gerade noch rechtzeitig vor Pandemie-Ausbruch. Die Mitarbeiter-App der BMW Group mit dem Namen "WE@BMWGROUP" wurde bereits im Herbst 2019 eingeführt. "Mehr oder weniger über Nacht hat unsere Mitarbeiter-App einen wahren Boost erlebt", erzählt BMW-Kommunikationsstratege Alexander Bilgeri. "Sie wurde in der Corona-Krise zu dem zentralen Informationskanal der BMW Group an ihre Mitarbeiter." Die Nutzerzahlen hätten sich innerhalb von acht Wochen zu Beginn der Corona-Krise von 25.000 auf über 50.000 verdoppelt.

    Diese unbestechliche Messbarkeit der internen Kommunikation macht Mitarbeiter-Apps aus Unternehmenssicht zusätzlich attraktiv. Die BayWa AG leitet aus Kommentaren und Likes ab, wie erfolgreich Maßnahmen in der Krise bei den Mitarbeitern ankommen. Mitarbeiterumfragen per Knopfdruck sind dank App viel einfacher möglich, Ergebnisse minutenschnell aufbereitet.

    Apps befeuern Kulturwandel in Unternehmen

    Aber es geht nicht nur um Informationsverbreitung in der Krise. Weltweit beobachten Kommunikationsforscher einen Kulturwandel hin zu Mitarbeiterbefähigung und Beteiligung mit digitalen Mitteln. Weil die Pandemie naturgemäß Grenzen überschreitet, benötigen multinationale Unternehmen ebenfalls geeignete Instrumente für den Dialog zwischen Zentrale und Zweigstellen.

    Mitarbeitenden-Apps kommen da in Corona-Zeiten wie gerufen. "Im Zeitalter von Social Media scheint die Vorstellung von nationalen Grenzen vollends überholt", so Prof. Simone Huck-Sandhu, Expertin für internationale Kommunikation.

    Bezogen auf eine funktionierende Mitarbeitenden-App bedeutet das: Nicht nur Infos empfangen, sondern auch teilen, liken, kommentieren bis in die Vorstandsetage. Nicht nur Dienstliches, sondern gern auch Privates austauschen. Nicht nur Mitarbeiterbindung und Dazugehörigkeitsgefühl schaffen, sondern auch digital attraktiv nach außen für Bewerber sein. Noch ist die Vielfalt von Medien und Kanälen sowie ihre mobile Anbindung international sehr unterschiedlich. Laut internal-communications-monitor-2020 hinkt Deutschland jedoch den Skandinaviern oder Unternehmen aus den Benelux-Ländern hinterher.

    Können Apps den Flurfunk ersetzen ?

    Wie die Mitarbeiter das alles finden, ist – wenn überhaupt – nur fallweise und firmenbezogen zu ermitteln. Laut BayWa AG hat sich durch die App die Zufriedenheit mit der Mitarbeiterkommunikation im Unternehmen verdoppelt. Der Deutsche Gewerkschaftsbund hingegen, so zeigte eine BR-Anfrage, hat zu diesen Themen noch keine abschließende Position entwickelt.

    Dabei gibt es durchaus kritische Punkte, die bedacht werden müssen. Neben Datenschutz und Datensicherheit geht es vor allem um das bewährte persönliche Miteinander. Wegen Kontaktbeschränkungen und Lockdown sind die gute, alte Kaffeepause und der Kantinenplausch erstmal gestrichen. Können Apps den hierarchiefreien Informationsaustausch, das kreative Gespräch, die menschliche Nähe wirklich ersetzen?

    Für "Kopfarbeiter" wie die Münchner Kommunikationsagentur "Serviceplan" scheint das kein Problem zu sein. Künftig kann grundsätzlich jeder - soweit möglich und nach Absprache mit den Vorgesetzten - seinen individuellen Mobile Office-Anteil festlegen, beschreibt Personalchef Winfried Bergmann einen innovativen Effekt durch Corona.

    Bei Unternehmen mit hoher Beschäftigtenzahl in der Produktion sieht das anders aus. Hier gibt es zur Fabrikhalle keine Alternative. Rainer Berghausen, Sprecher des Werkzeugmaschinen-Herstellers Trumpf, sieht deshalb den "produktiven Flurfunk" nicht negativ, will den fachlichen Austausch über kurze Wege auch weiterhin ermöglichen und nutzen. Eine App sei zwar in Planung, aber in der Pandemie habe sich die Trumpf-Welt auch ohne sie weiter gedreht.

    Mitarbeitenden-Apps könnten Krise überdauern

    In der Pandemie geht Schelligkeit oft vor Sorgfalt. Das gilt auch für Mitarbeitenden-Apps. Der internationale Konsumgüterriese Henkel war nicht das einzige Unternehmen, das lieber mit einer Beta-Version als gar nicht an den Start ging. Doch trotz dieser Probleme sind sich die vom BR befragten Theoretiker und Praktiker einig: Digitale Mitarbeiterkommunikation wird auch nach der Krise bleiben - als Verstärker klassischer Medien, wie die Wiener PR-Frau Kristin Engelhardt mit ihrer aktuellen Studie im Springer-Verlag zur digitalen Krisenkommunikation analysiert.

    Oder weil die Menschen gerade festgestellt haben, wie sehr ihnen das alles geholfen hat, schreibt der Münchner Betriebswirtschaftsprofessor Horst Wildemann. Er sieht Corona, so makaber es klingt, als heilsames dynamisches Chaos für die Innovationskraft der Unternehmen: "Ein historischer Moment, in dem die Zukunft ihre Richtung ändert".

    "Kreative Menschen in den Unternehmen werden stets Möglichkeiten finden, effektiv zu kommunizieren", meint auch Udo Becker von der PR-Agentur Hill+Knowlton. "So hat in Covid-Zeiten beispielsweise der "digitale Flurfunk" das Gespräch an der Kaffeemaschine ersetzt."

    Weitere Bewährungsproben in Sicht

    Bei allem Optimismus warten auf die digitale Aufrüstung kurzfristig schon die nächsten Praxistests. Denn die betriebswirtschaftlichen Folgen der Pandemie schlagen voll auf die Budgets der Unternehmen durch. Was die kommenden Investitionspläne für moderne Mitarbeiterkommunikation hergeben, bleibt also abzuwarten. Und spätestens wenn Massenentlassungen nicht nur drohen, sondern traurige Realität werden, ist es mit trendigen Apps oder virtuellen Townhall-Meetings mit der Vorstandsriege sicher nicht getan.

    Veranstaltungshinweis "Arbeit 4.0"

    Das Bayerische Staatsministerium für Familie, Arbeit und Soziales fördert den Innovationsschub durch Corona mit der ZD.B-Themenplattform Arbeitswelt 4.0 bei Bayern Innovativ. Passend zum Thema "Arbeitswelt 4.0 – Lessons learned aus Corona" veranstaltet die Themenplattform morgen, 3.12.2020 ab 10 Uhr eine Netzwerkkonferenz, zu der man sich hier anmelden kann.

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