Im Homeoffice bleiben oder doch wieder ins Büro? Das ist auch eine Kostenfrage angesichts explodierender Preise.

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Homeoffice oder Büro: Was ist für Beschäftigte günstiger?

Homeoffice oder Büro: Was ist für Beschäftigte günstiger?

Immerhin ein Viertel der Erwerbstätigen arbeitet im Homeoffice. Weil Transport-und Heizkosten explodieren, fragen sich Chefs und Beschäftigte, ob sich der Gang ins Büro überhaupt noch lohnt. Wir haben nachgerechnet.

Auch wenn die Homeoffice-Pflicht seit März 2022 weggefallen ist: Der Trend zum Arbeiten daheim scheint ungebrochen. Die Corona-Krise wurde für mobiles Arbeiten zum Booster und sorgte für einen Homeoffice-Rekord, meldet das Statistische Bundesamt. Aber mit dem Krieg in der Ukraine und den sanktionsbedingten Verwerfungen auf den Energiemärkten könnte es nach Corona einen weiteren mächtigen Treiber geben. Denn überall da, wo Anwesenheit am Arbeitsplatz nicht zwingend notwendig ist, fragen sich Arbeitgeber und Beschäftigte gleichermaßen, ob und wie der Gang ins Büro zur finanziellen Zusatzlast wird.

Homeoffice: Ja oder Nein - Kostenfrage wird wichtiger

Jenseits von Überlegungen zur optimalen Work-Life-Balance oder Umweltschutzgedanken stellt sich also für manche die ganz banale Frage nach den Kosten. Hat man die Wahl, ist dann das Home Office oder doch das Büro die wirtschaftlichere Alternative?

Ein Recht auf Homeoffice gibt es in Deutschland nicht, dennoch darf natürlich im Homeoffice weiter gearbeitet werden, wenn man sich darauf einigt. Jenseits des Arbeitsrechts gelten deshalb weiter steuerrechtliche Vorgaben, die den Aufwand der Beschäftigten betreffen. Vor allem die Homeoffice-Pauschaule und die Kilometer-Pauschale sollen die Ausgaben für die Arbeit zu Hause oder den Weg ins Büro ausgleichen. Alle Kosten lassen sich damit aber oft nicht decken.

Homeoffice-Pauschale entlastet bisher nur eingeschränkt

Mit der sogenannten "Homeoffice-Pauschale" sorgte der Steuergesetzgeber während der Corona-Krise dafür, dass auch Heimarbeit ohne richtiges Büro steuerlich absetzbar wurde – zumindest ein wenig. Mit der Homeoffice-Pauschale dürfen bislang pro Arbeitstag in den heimischen vier Wänden fünf Euro von der Steuer abgesetzt werden. Allerdings ist die Pauschale bislang auf höchstens 600 Euro im Jahr begrenzt. Das entspricht 120 Arbeitstagen. Die betriebliche oder berufliche Tätigkeit wurde an diesem Tag ausschließlich in der häuslichen Wohnung ausgeübt.

Das Bundeskabinett hat nun beschlossen, die Homeoffice-Pauschale dauerhaft zu gewähren, maximal sollen künftig 1.000 Euro pro Jahr statt 600 Euro abgesetzt werden können. In den Steuervorteil der Homeoffice-Pauschale kommt man jedoch erst, wenn die beruflich bedingten Kosten die sogenannte Werbungskosten-Pauschale übersteigen. Diesen jährlichen Betrag gesteht das Finanzamt automatisch ohne Vorlage von Belegen zu. Dieser Arbeitnehmer-Pauschbetrag ist rückwirkend zum 1.1.2022 auf 1.200 Euro erhöht worden. Die Homeoffice-Pauschale wird hingegen erst ab 1.1.2023 erhöht. Das bedeutet übrigens aber auch für die Jahressteuererklärung 2022: Für viele Beschäftigte wird es im Steuerjahr 2022 schwieriger, in den Genuss des Homeoffice-Bonus zu kommen.

Kilometer-Pauschale deckt tatsächliche Kosten nicht ab

Wer nicht daheim arbeiten kann oder darf, muss pendeln. Dafür gibt es steuerrechtlich die sogenannte "Kilometer-Pauschale". Schon ab dem ersten Kilometer kann ein Arbeitnehmer für jeden Arbeitstag, an dem die Strecke zur Arbeit zurückgelegt wurde, 30 Cent pro Kilometer von der Steuer absetzen. Dies bedeutet, dass dieser Betrag vom Jahreseinkommen abgezogen wird, bevor die Steuerlast berechnet wird. Ab dem 21. Kilometer gibt es bis einschließlich 2026 für jeden Kilometer 0,38 Euro.

Individuelle Kostenfaktoren

Die Arbeitswelt ist so bunt wie das Leben. Was sich für wen rechnet, hängt von vielen Stellgrößen ab, die natürlich höchst unterschiedlich sein können, etwa Wegstrecke Arbeit, Teil- oder Vollzeitarbeit oder Wohnungsgröße. Hinzu kommen für Homeworker die anteiligen Heiz-, Wasser-, und Stromkosten beziehungsweise für Pendler die Transportkosten. Um hier möglichst große Teile der Bevölkerung abzubilden, haben wir bundesweite Durchschnittsgrößen mit den aktuell verfügbarsten Daten gebildet (Stand 14.09.2022) und zusammen mit der Steuerberatungsgesellschaft ECOVIS AG zwei Modellrechnungen durchgeführt.

Unser Ergebnis: Home Office klar im Vorteil

Wir haben für das Steuerjahr 2021 mit der geltenden Homeoffice-Pauschale von maximal 600 Euro und der Werbungskosten-Pauschale von 1.000 Euro gerechnet. Hierfür ergibt sich unter Kostengesichtspunkten ein mehr oder weniger klarer Vorteil für das Homeoffice. Entscheidend ist aber die Nutzung der Homeoffice-Pauschale. Ohne diesen Steuerbonus könnte das Pendeln ins Büro doch günstiger sein. Denn der Homeoffice-Vorteil schmilzt auch, wenn der Pendler auf das Auto verzichtet und seine Transportgewohnheiten verändert, etwa durch Fahrgemeinschaften, Fahrradfahrten zur Arbeit oder auch die Nutzung des öffentlichen Nahverkehrs.

Daneben können auch die stark schwankenden Brennstoffpreise zum Kostentreiber für das Homeoffice werden. Nach aktuellem Stand der Marktpreise wachsen die Kostenvorteile des Homeoffice mit Fernwärme, mit Heizöl sinken sie hingegen und ÖPNV-Pendler könnten sogar gleichziehen. Gas liegt etwa in der Mitte. Wer also mit Gas oder Fernwärme versorgt wird, hat bislang zumindest aus Kostengründen keinen Anreiz vom Homeoffice-Arbeiter wieder zum Pendler zu werden.

Ergebnis für Singles und Familien gültig

In der Tendenz ist dieses Ergebnis gültig für Singles und Familien, wobei die Kostenvorteile für Familien mit Homeoffice sogar noch wachsen.

Eine kinderlose, alleinstehende 30-Jährige mit Durchschnittsverdienst von 42.000 Euro Jahresbrutto und einem Grenzsteuersatz von 35 Prozent kostet ihre durchgängige Entscheidung für das Arbeiten im betrieblichen Büro insgesamt 1.080,58 Euro im Jahr.

Bei einem einfachen Arbeitsweg von 20 Kilometern wird sie zwar mit 441 Euro Kilometerpauschale steuerlich entlastet und käme so auf einen Gesamtaufwand von rund 639 Euro. Doch das sind immer noch 127 Euro mehr, als wenn sie von zu Hause im gasbeheizten Homeoffice arbeiten würde und die Homeoffice-Pauschale geltend machen könnte. Dabei ergibt sich nur noch eine Gesamtbelastung von rund 512 Euro. Als Büropendlerin wird es erst günstiger, wenn sie den ÖPNV mit einer Monatskarte zum Preis von 80,60 Euro nutzen könnte. Dann ergibt sich bei Durchschnittskosten von 967 Euro pro Jahr und Abzug der Pendlerpauschale eine Gesamtlast von 526 Euro pro Arbeitsjahr. Doch das sind immer noch 14 Euro mehr, als wenn sie im Homeoffice bliebe und sich den Zeitaufwand fürs Pendeln sparen könnte.

Diese Befunde werden in der Tendenz auch bestätigt, wenn man eine dreiköpfige Familie "Vater-Mutter-Kind" betrachtet, bei der das Paar zusammen ein Durchschnitts-Bruttoeinkommen von 60.000 Euro im Jahr erzielt (Annahme Splittingtarif). Hier spart ein Elternteil als Homeoffice-Arbeitskraft unter Berücksichtigung der Pauschale noch 173 Euro im Jahr. Auch der Umstieg auf den ÖPNV ändert daran nichts, weil der Weg zur Arbeit immer noch rund 60 Euro teurer ist, als wenn der Elternteil von daheim aus arbeiten würde.

Und so haben wir gerechnet

Wie bemerkt, handelt es sich hier um eine Momentaufnahme und bundesweit ermittelte Durchschnittswerte, die der groben Orientierung dienen. Regionale und persönliche Abweichungen sowie stark schwankende Energiepreise können das Ergebnis ebenso verändern, wie veränderte Transportgewohnheiten der Arbeitnehmer. Naturgemäß also sehr konstruierte Fälle, die aber als Vergleichsmaßstab nützlich sein können.

Als Berechnungsparameter wurden Werte zu Grunde gelegt, die sich nach Auswertung der aktuellsten vorliegenden Statistiken ergaben.

Demnach arbeitet man in Deutschland durchschnittlich an 210 Tagen im Jahr. Die einfache Wegstrecke zur Arbeit beträgt bei starken regionalen Unterschieden im Bundesdurchschnitt maximal 20 Kilometer. Die aktuellen Kosten für Autopendler ergeben sich aus den momentanen, leider stark schwankenden Kraftstoffpreisen und dem Autotyp. Hier haben wir das meistverkaufteste Auto Golf TSI 1.0 mit 6,7 Litern Verbrauch auf 100 Kilometer. Damit es einfach bleibt, verzichten wir auf die Gesamtkostenbetrachtung (laut ADAC von 53,8 Cent pro Kilometer), nicht eingerechnet sind auch die sonstigen Kosten fürs Home Office (etwa Miete oder Instandhaltung). Auch zur Verfügung gestellte Dienstwagen wurden nicht berücksichtigt.

Der Literpreis für Super E-10 wurde im bundesweiten Schnitt mit 1,992 Euro angenommen. Wer mit dem ÖPNV zur Arbeit fährt, kann mit einem bundesweiten Durchschnittspreis von 80,60 Euro pro Monatskarte kalkulieren.

Bei Büroarbeitern übernimmt der Betrieb die Kosten für Heizung, Strom und Wasser. Homeworker müssen diese Kosten selber schultern. Gerechnet wurde mit einer Bürodurchschnittsgröße von 12 Quadratmetern und anteiligen Wasserkosten von 25 Litern pro Mitarbeiter und Arbeitstag. Unterstellt wurde ein durchschnittlicher Literpreis von 0,2 Cent. Der Stromverbrauch wurde mit 0,67 Kilowattstunden pro Arbeitstag angenommen bei einem Durchschnittspreis von 37,30 Cent pro Kilowattstunde. Bleiben die Heizkosten, die sich je nach Heizungsart erheblich spreizen. Laut dem gemeinnützigen Verbraucherportal heizspiegel ergeben sich - Stand 9.9.2022- folgende Heizkosten nach Heizungsart pro Tag für ein Büro/Homeoffice von 12 qm: Erdgas 0,45 Euro - Heizöl 0,56 Euro - Fernwärme 0,33 Euro.

Zur Berechnung der steuerlichen Auswirkungen wurden Steuersätze von 35 Prozent (Einzelveranlagung) und 28 Prozent (Zusammenveranlagung mit Splittingtarif) herangezogen.

Fazit: Aus Kostengründen Homeoffice

Entscheidend ist, ob die Homeoffice-Pauschale genutzt werden kann. Das hängt davon ab, ob mit ihr eingerechnet jährlich mehr als 1.200 Euro Werbungskosten anfallen. Ohne diesen Steuerbonus könnte das Pendeln ins Büro je nach Transportmittel und Entfernung doch günstiger sein. In der Tendenz ist dieses Ergebnis gültig für Singles und Familien. Wenn die neue Höchstgrenze von 1.000 Euro wie vom Kabinett beschlossen ab 2023 unbefristet kommt, dürfte der Homeoffice-Vorteil sogar noch wachsen. Dazu ECOVIS-Steuerberater Christian Pracher: "Die Ersparnis erhöht sich dann teilweise deutlich, da die Kosten ja gleich bleiben, aber die Erhöhung des möglichen Abzugsbetrags um 66 Prozent sich direkt auf die Steuerentlastung auswirkt. Insofern bringt die Anpassung den Home-Office-Arbeitern tatsächlich bares Geld."

In unseren konstruierten Rechenbeispielen würde sich die Ersparnis durch das Homeoffice in allen Varianten um rund 100 Euro erhöhen.

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Zum Artikel: "EBU-Projekt Europäische Perspektiven"

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