Bereits vor zwei Jahren hat die Bundesagentur für Arbeit damit begonnen, die Papierakten zu digitalisieren. Seit 2007 laufen die Vorplanungen. In den vergangenen Jahren wurden die Akten in den Arbeitsagenturen in Sachsen und Sachsen-Anhalt bereits eingescannt. Laut einer Sprecherin der Arbeitsagentur lief der Pilotversuch reibungslos. Deshalb werden ab kommenden Montag die Akten aller deutschen Arbeitsagenturen schrittweise digitalisiert und - nach einer nicht näher bestimmten Zeit der Zwischenlagerung - geschreddert. Den Anfang machen Berlin-Brandenburg und Sachsen. Die Arbeitsagenturen in Bayern sind ab 3. September dran.

Das Vorhaben erfordert einen großen logistischen Aufwand und ist ein Riesengeschäft - vor allem für die Post AG, die den Digitalisierungs-Auftrag erhalten hat. 22,2 Millionen Akten von Arbeitslosen und 13,2 Millionen Akten der Familienkasse werden in den nächsten Monaten von den Arbeitsagenturen in Scan-Zentren der Post digitalisiert. Die Akten der Hartz-IV-Empfänger sind da noch gar nicht dabei. Ob sie auch digitalisiert werden, ist ungewiss, sagt BA-Sprecherin Susanne Eikemeier. Die BA bräuchte dafür das Einverständnis - und wohl auch das Geld der Kommunen.

Gelungene Vorbilder für das Vorhaben der Bundesagentur für Arbeit gibt es nicht. Gescheiterte Versuche dagegen schon. Das Berliner Justizministerium hat das Projekt, die Prozessakten zu digitalisieren wieder aufgegeben. "Die konnten sich auf ihren IT-Dienstleister nicht verlassen", erläutert BA-Sprecherin Eikemeier. Bei der BA ist das laut Eikemeier kein Problem.

Kosten werden nicht verraten

Zahlen, wie viel die Digitalisierung der Papierberge kostet, werden weder von der Bundesagentur für Arbeit noch von der Post verraten. Die BA rechnet aber damit, dass die Umstellung auf die papierlose Behörde künftig einen dreistelligen Millionenbetrag einspart. Die Kunden - so die Hoffnung der Behörde - können künftig schneller und effizienter informiert werden. Dass die Akte eines Arbeitslosen erst auf dem Schreibtisch eines Mitarbeiters gesucht werden muss, wird es nicht mehr geben.

Scannen im Sicherheitstrakt

Die Akten werden in verplombten Metallbehältern transportiert. So soll sichergestellt werden, dass die heiklen Dokumente vor neugierigen Fremden geschützt sind. Die Scan-Zentren muss man sich als Hochsicherheitszonen vorstellen, zu denen nur Mitarbeiter Zutritt haben, die auf die Geheimhaltung und den Datenschutz verpflichtet sind, versichert die Sprecherin der BA.

Auch die Angst der Arbeitslosen, dass ihre Akten künftig für jeden Mitarbeiter in den Arbeitsagenturen per Computerdruck verfüg- und einsehbar sind, zerstreut die BA-Sprecherin. Die Akten werden passwortgeschützt.

Datenschutzbeauftragter sieht keine Probleme

Der Datenschutzbeauftragte der Bundesregierung, Peter Schaar, hat die Umstellung auf die elektronischen Akten bei der Bundesagentur für Arbeit von Beginn an kritisch begleitet. "Es bestehen keine grundsätzlichen Bedenken gegen die Umstellung auf die elektronische Aktenführung", lässt er mitteilen.

Postgeheimnis passé?

Wer nicht möchte, dass seine Briefe an die Arbeitsagentur von Postbeamten geöffnet werden und per E-Brief zum Arbeitsvermittler geschickt werden, der kann seine Post an seinen Bearbeiter persönlich adressieren. Dann landet der Brief wirklich auf dem Tisch des Mitarbeiters, erklärt Schaar. Eine Garantie, dass nur diese eine Person das Schreiben sieht, gibt es aber nicht. Wenn der Arbeitsvermittler das Schreiben in die Akte heften will, schickt er es ins Scan-Zentrum der Post und lässt es dort digitalisieren.