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Der Zehn-Punkte-Party-Plan Wie organisiere ich ein Event?

Ob Rockfete, Abi-Party oder Charity-Lesung - wer ein öffentliches Event mit vielen Besuchern organisieren möchte, muss vorab viel beachten. Wir haben die zehn wichtigsten Fragen für eine gelungene Veranstaltung beantwortet.

Von: Caroline von Eichhorn

Stand: 15.06.2011 | Archiv

Wie organisiere ich ein Event? | Bild: BR

1. Wie fange ich an?

Aller Anfang ist schwer. Oder: Die zwei wichtigsten Fragen, die du dir am Anfang stellen solltest. Wann und wo soll die Sause steigen?

Vermeide auf jeden Fall Terminkollisionen. Steigt am gleichen Tag das Starkbierfest, zu dem dein ganzes Dorf rennt? Oder macht jemand eine Fete, die deiner ähnelt? Fange ein halbes Jahr im Voraus zu planen an und halte dich an einen Zeitplan.

Zweitens: Wo willst du feiern? Wähle einen Ort, der eher zu klein als zu groß ist. Nichts ist schlimmer als eine Party mit gähnender Leere. Gut gefüllt ist ein Raum mit etwa zwei Leuten pro Quadratmeter.

An Veranstaltungsorte kommst du am besten über die "Spezlwirtschaft". Vielleicht engagiert sich einer deiner Freunde in einem Verein mit einem schnieken Vereinshaus oder einer Sporthalle, die man billig anmieten kann. Oder ein Bekannter arbeitet in einem Café, das sich für deine Art von Event eignet. Wenn du ihn zur Party einlädst, legt er beim Chef sicherlich ein gutes Wort für dich ein. Weiterer Vorteil: Wenn du dich mit einem erfahrenen Veranstalter wie einem Café- oder Barbesitzer zusammentust, profitierst du von der schon vorhandenen Infrastruktur und sparst dir den Stress mit Getränken und der Musikanlage.

Cool ist natürlich auch eine abgelegene Waldhütte. Allerdings solltest du abschätzen können, wie viele Leute den längeren Anfahrtsweg auf sich nehmen wollen. Gibt es genügend Parkplätze, oder musst du einen Shuttleservice organisieren? Auch bei einem Open Air musst du aufwendigere Überlegungen anstellen: Wo ist die nächste Stromquelle? Welche Sicherheitsvorkehrungen sind zu beachten? Gibt es Toiletten oder muss ich Dixie-Klos hinstellen?

2. Welche Behörden muss ich informieren?

Sobald du Zeit und Ort festgelegt hast, musst du dein Fest bei der Kommune anmelden.

Nach Artikel 19 des Landesstraf- und Verordnungsgesetzes ist das für öffentliche Veranstaltungen Pflicht. Die Anmeldung muss mindestens zwei Monate im Voraus geschehen und du musst dafür volljährig sein.

Für jede Veranstaltung gibt es andere Auflagen, je nachdem, wie viel Leute kommen und wie groß das Fest wird. Je umfangreicher deine Veranstaltung ist und je mehr sie von der üblichen Nutzung eines Ortes abweicht, desto mehr Auflagen musst du erfüllen. Wenn du etwa in einem leerstehenden Bürogebäude ein Konzert mit 500 Gästen inklusive Lightshow, Tanzeinlage und Kuchenbüffet veranstalten möchtest, wird die Prüfung bei der Kommune komplizierter als bei einem klassischen Konzert in einer Konzerthalle. Nicht vergessen sollte man, dass für die Anmeldung eine Gebühr erhoben wird. Je komplizierter dein Antrag, desto höher die Gebühr. Lass dich auf alle Fälle von deiner Kommune beraten. Am besten, du schaust dort persönlich vorbei.

Lass dich nicht abschrecken, wenn die Beamten bei deiner verrückten Idee erstmal große Augen machen. Je organisierter du ihnen dein Event vermittelst, desto weniger haben sie zu beanstanden.

Wenn die Kommune deinen Antrag prüft, wird sie auch weitere Institutionen wie Polizei, Feuerwehr, Baureferat oder Umweltreferat einbinden. Nun wird sie dich mit den Auflagen konfrontieren: vom Lärmschutz über Brandschutz, Notausgänge, Rettungspersonal bis zum Jugendschutz musst du die rechtlichen Vorgaben der bayerischen Versammlungsstättenverordnung erfüllen. Da führt kein Weg dran vorbei, wenn du eine sichere und legale Veranstaltung machen möchtest.

Eine Behörde - die von Anfängern oft vergessen wird - kommt noch obendrauf: die Verwertungsgesellschaft GEMA. Für jede öffentliche Veranstaltung mit GEMA-pflichtiger Musik musst du blechen. Also: Vorher per Email oder Online-Formular auf www.gema.de anmelden.

Wenn die GEMA ein nicht angemeldetes Event entdeckt, zahlst du als Strafe mindestens das Doppelte des eigentlichen Tarifs. Die Tarife findest du auf der Internetseite der GEMA. Sie sind an die Größe des Veranstaltungsortes und an den Eintrittspreis gebunden. Im Zweifelsfall kannst du bei der GEMA-Bezirksdirektion durchklingeln. Die können dir Tipps geben, wie du die Kosten gering hältst.

3. Wie schaut's mit Essen und Trinken aus?

Wenn du in einer Bar oder einem Cafe feierst, wo täglich ausgeschenkt und Essen serviert wird, dann brauchst du das nicht extra anmelden. Anders sieht es bei warmen Speisen aus.

Sobald man warme Speisen anbieten möchte, muss man sich an die Vorschriften für Gaststätten und Hotels halten, die unter www.haccp.de zu finden sind. Die Regeln reichen vom Gesundheitszeugnis der Mitarbeiter bis zu den Zubereitungsflächen. Man darf beispielsweise Karotten nicht auf Holztischen schneiden, sondern nur auf Plastikflächen. Wenn du im Freien warmes Essen anbieten möchtest, kontaktiere lieber einen Frittenbuden-Besitzer oder ähnlich, der gegen eine Standgebühr seine Speisen verkaufen kann.

Bier und Limo bekommst du am einfachsten von deiner lokalen Brauerei. Frage nach, was die Brauerei dir zusätzlich zur Verfügung stellen kann. Von Zapfanlagen über Bierbänke bis hin zu Bechern haben sie meist jede Menge Material mit ihrem Logo darauf, das sie gerne verleihen. Mit Cocktails lässt sich am meisten Geld verdienen, allerdings brauchst du dann auch geschulte Barkeeper, und darfst erst an Leute ab 18 Jahren ausschenken. Bier und Wein sind bereits für 16-Jährige erlaubt. Vergiss nicht, dass du auch alkoholfreie Getränke anbieten musst. Das billigste Getränk auf der Karte muss alkoholfrei sein.

4. Wie verhindere ich den finanziellen Supergau?

Gleich zu Anfang solltest du dir klar machen: Willst du in dein Fest investieren, daran verdienen oder kostendeckend arbeiten?

Wenn du auf Null herauskommen möchtest, stelle eine einfache betriebswirtschaftliche Rechnung auf: Ausgaben gleich Einnahmen. Bei einer Feier verdienst du am meisten über Getränke. Die Eintrittspreise gehen in der Regel für Gagen und Mieten drauf. Aber die Leute zahlen sowieso lieber für ein Bier als für einen Stempel. Wenn du also die Eintrittspreise niedrig hältst und das Bier dafür um 50 Cent teurer machst, kommt am Ende mehr dabei heraus.

Wenn du nicht selbst den Ausschank organisierst, sondern ihn etwa von einer Diskothek managen lässt: Lass dich nicht vom Besitzer abzocken, sondern bestehe auf eine Umsatzbeteiligung. Wichtig: Sichere niemandem ein Mindestmaß an Einnahmen zu, etwa externen Zulieferern oder dem Diskothekenbetreiber.

Die größte finanzielle Gefahr: Als Veranstalter haftest du mit deinem Privatvermögen für Unfälle. Passieren kann vieles: Jemand verletzt sich beim Stolpern über ein Kabel oder eine Lampe fällt von der Decke und trifft jemanden am Kopf. Schließe auf jeden Fall eine Veranstalterhaftpflichtversicherung ab, deine private haftet dafür nicht. Es gibt genug Angebote wie Kurzzeitverträge für ein eintägiges Event, die je nach Besucheranzahl zwischen 75 bis 300 Euro kosten. Wenn du eine Party mit Freunden organisierst, haftet ihr so, wie ihr es vertraglich geregelt habt: gemeinsam, einer allein oder in sonstigen Konstellationen. Wenn keiner von euch Kohle hat, müssen eure Eltern herhalten.

5. Wie komme ich zum richtigen Sound?

Egal ob regionaler Techno-DJ oder international bekannte Rockband: Sei nett zu deinen Künstlern, denn sie schmeißen die Party.

Wenn ihr eine Gage ausgehandelt habt, schließt unbedingt einen Vertrag ab, in dem alles geregelt ist: Vom Catering im Backstage-Bereich über den geforderten Schminkspiegel in der Garderobe bis hin zum Zimmer im Hotel. Außerdem solltest du mit deinen Künstlern festlegen, dass sie sich im Krankheitsfall selbst um einen Ersatz kümmern.

Kläre so früh wie möglich mit deiner Band oder deinem DJ, welches Equipment sie benötigen, beziehungsweise selbst zur Verfügung stellen. Viele DJs bringen am liebsten ihren eigenen Sound inklusive Lichtanlage mit.

Achte auf die Gegebenheiten vor Ort. In einem verglasten Pavillon brauchst du andere Boxen als in einem Betonbunker. Vergleiche die Preise der verschiedenen Verleiher, denn da gibt es große Unterschiede. Verleiher lassen auch gerne mit sich verhandeln. Vielleicht fährt dir ein Verleiher das Equipment kostenlos zum Veranstaltungsort, wenn du ihn seinem Konkurrenten vorziehst.

6. Wie angle ich mir Sponsoren?

Oft scheitert eine gute Party am Geld. Doch das lässt sich organisieren. Ein paar Tipps, was zu beachten ist, wen ihr am besten fragt und wie Vertragsverhandlungen funktionieren, haben wir für euch zusammengestellt.

Sponsoren kannst du dir eigentlich für alle Bereiche deiner Party suchen: vom Ort über Getränke, Essen, Musikanlage bis hin zu den Drucksachen. Finanzielle Richtwerte gibt es allerdings kaum, das ist alles Verhandlungssache. Geld wandert selten über den Tisch. Die Sponsoren bringen sich lieber mit Sachleistungen ein.

Es gilt: Je lokaler, desto besser! Frag den Tante-Emma-Laden ums Eck oder die Holzfirma deines Onkels. Biete an, ein Banner aufzuhängen, Flyer auszulegen oder die Firma in einer Bühnenrede zu erwähnen.

Suche nach Firmen, zu denen sich Bezugspunkte herstellen lassen, dann sind sie besonders aufgeschlossen. Wenn du etwa eine Cocktailparty machst, lässt vielleicht der ein oder andere Spirituosenhersteller ein paar Flaschen springen. Bei einem Sommerfest für Studenten machen Studentenreiseanbieter sicherlich gerne Werbung.

Überlege dir genau: Was sind meine Trümpfe? Wie kann ich die Zielgruppe an potentielle Sponsoren verkaufen? Entwerfe eine Sponsorenmappe, in der der Sponsor sieht, was er an deinem Fest hat. Sei mutig und kreativ. Auch Marketingabteilungen müssen ihr Material weitergeben.

Vorsicht vor Abzockern. Wenn Unternehmen wittern, dass ein Anfänger am Werk ist, versuchen sie es gerne mit krummen Deals. Verkaufe den Wert deines Festes nicht zu billig.

7. Wer kann sich mir in die Quere stellen?

Jede Schlägerei versaut eine Party. Dazu sollte es nicht kommen. Genauso wie Ärger mit Nachbarn und dem Ordnungsamt nicht gerade für gute Stimmung sorgen. Deswegen hier ein paar Hinweise, wie es eine gelungene Veranstaltung wird.

Die größten Party-Killer sind Anwohner, die sich vom Lärm belästigt fühlen und die Polizei holen. Frag auf jeden Fall vorab bei der Kommune, wie es um deinen Veranstaltungsort steht und warne deine Nachbarn vor.

Vorsicht auch vor kleinen Geschwistern. Unter 16-Jährige dürfen nicht ohne Begleitung auf eine "Tanzveranstaltung", 16- und 17-Jährigen ist es bis Mitternacht gestattet. Unbedingt vom Sicherheits- und Barpersonal Ausweise kontrollieren lassen. Mach den Sicherheitsdienst allerdings nie selbst, auch wenn du dir die Kosten gerne sparen würdest. Lass es Leute machen, die damit Erfahrung haben und die nicht mitfeiern wollen. Ein/e Security-Mann/Frau kostet etwa zehn, zwölf Euro die Stunde.

Je mehr Leute an einem Event beteiligt sind, desto wichtiger ist es, Dinge nicht nur mündlich zu vereinbaren. Überall, wo Geld ins Spiel kommt, sollte man Abmachungen schriftlich festhalten, dafür reichen auch E-Mails.

Auch wenn es traurig klingt, gilt für den Veranstalter: niemals mittrinken. Du musst einen klaren Kopf bewahren und dafür sorgen, dass der Laden läuft. Auch deine Mitarbeiter an der Kasse und an der Bar sollten sich nicht die Birne wegsaufen.

8. Auch auf die Deko kommt es an

Der Klassiker ist noch immer die Diskokugel. Aber wird sie richtig in Szene gesetzt? Welche Alternativen gibt es und was wird das alles kosten?

Bei einer Mottoparty ist Dekoration natürlich Pflicht. Ansonsten solltest du dir den Zeit- und Geldaufwand gut überlegen. Deko ist teuer und wird nur wahrgenommen, wenn sie wirklich gelungen und passend ist. Also: ganz oder gar nicht.

Unumgänglich ist dagegen gute Beleuchtung. Neonröhren, die jeden Pickel zum Glänzen bringen, verderben die komplette Party. Da hilft auch schon ein bisschen dimmen. Denn richtig aufwendige Beleuchtung ist leider richtig teuer, bei professionellen Verleihen ist man erst ab 5.000 Euro dabei. Wer eine Turnhalle mit Scheinwerfern ausleuchten möchte und selbst aufbaut, kann auch für 400 Euro schon Beleuchtung finden. Man sollte sich allerdings auf jeden Fall Beratung von einem Beleuchtungsexperten einholen, denn beim Thema Licht gilt es von der richtigen Steckdose bis hin zu den Sicherheitsvorkehrungen viel zu beachten.

Klassische Disco-Atmosphäre gelingt am leichtesten mit der Diskokugel. Sie muss von zwei Seiten beschienen werden. Dafür benötigt man spezielle Kunststrahler mit einem gebündelten Strahl, die man bei einer großen Kugel in vier Meter Entfernung anbringt. Luftballons sind eine günstige, aber wirkungsvolle Dekoration. Oft kann man sich auch vom Getränkelieferanten Deko mitliefern lassen.

9. Wie informiere ich meine Gäste?

Keine Feier ohne Gäste. Aber bitte auch keine überfüllten Eingangsbereiche. Hier steht, über welche Kanäle die Promo am besten läuft.

Das beste Werbemittel ist nach wie vor Mundpropaganda. Die zu verbreiten ist allerdings schwierig bei einem Event, das zum ersten Mal stattfindet. Deswegen musst du mit einem Hingucker Lust auf deine Veranstaltung machen.

Ob Handmade oder Hochglanz - mit dem Design solltest du eine klare Botschaft vermitteln und die richtige Zielgruppe ansprechen. Neben Flyern erzeugen Plakate noch mehr Aufmerksamkeit. Wenn ein wirklich gelungenes Artwork darauf ist, hängen es sich die Leute auch gerne in ihr Zimmer, das verleiht deinem Event nochmal Nachwirkung. Wenn Plakate und Flyer gedruckt sind, heißt es: Werbetrommel rühren. Mindestens drei bis vier Wochen vorher mit der Bekanntgabe deines Events anfangen.

Auch über Facebook und andere Social-Media-Portale kann man inzwischen einfach und schnell viele Leute zu einem Event locken – wenn jemand die Welle ins Rollen bringt. Über die Like- und Zusagen-Buttons lässt sich schon mal grob abschätzen, wie viele Leute Interesse an deiner Veranstaltung zeigen. Falls sich online abzeichnet, dass zu viele Leute kommen wollen - bereite dich auf einen Einlass-Stopp vor.

10. Wie kommt Stimmung auf?

Steht alles, passt die Werbung, sind alle Sicherheitsvorkehrungen getroffen? Auch dann kann noch einiges schiefgehen. Denn der Zeitpunkt kann trotzdem ungünstig sein, wenn etwa ein Unwetter heranzieht. Was nun?

Wie sagt man so schön? Der DJ schmeißt die Party! Oder die Band. Wenn du alle vorherigen Punkte beachtet hast, steht der Stimmung formal nichts mehr im Wege. Ob das Event ankommt, oder nicht, lässt sich nie hundertprozentig abschätzen. Es hat auch viel mit Bauchgefühl zu tun, ob du mit Musik und Atmosphäre bei deinem Publikum richtig liegst. Wenn es auf Biegen und Brechen nicht hinhaut, solltest du deine Karriere als Eventmanager vielleicht noch mal überdenken.

... und wenn's trotzdem schiefgeht?

Keine Panik. Es kann nicht immer alles klappen. Zum Beweis: Wir haben professionelle Veranstalter gefragt, welche Anfängerfehler sie gemacht haben - und was sie daraus gelernt haben:

"Während der Fußball-WM 2002 in Südkorea und Japan war es beim Tollwood recht leer, wir hatten nicht gedacht, dass die Leute sich so dafür interessieren. Mittlerweile gibt es bei uns Public Viewing - vor der Festivalkulisse mit den vielen multikulturellen Ständen wird das von den Besuchern gut angenommen."

Karen Marscholik, Veranstalterin vom Tollwood Festival in München

"Das Wetter ist die größte Panne, die einem bei einem Festival passieren kann. Es ist klar, dass ich keinen Boden in meinem Backstagezelt brauche, wenn die Sonne scheint. Aber wenn es regnet, stehen die Instrumente im Wasser. Der Boden für das Backstagezelt hätte mich 80 Euro gekostet, stattdessen haben wir Biertischgarnituren als Ersatz verwendet. Die Reinigung davon war viel teurer."

Johannes Ries, Veranstalter des Campusfests Regensburg

"Wir hätten es einmal fast mit der Bezuschussung der Stadt vermasselt. Erstens waren wir zu spät dran und zweitens hatten wir keine Rechnungen von unseren Ausgaben, weil vieles über Freunde ‚unter der Hand’ lief. Also: alles quittieren lassen, selbst wenn es der beste Kumpel ist."

Dominic Wehren, Veranstalter von Chip Hits The Fans, Festival bei Nürnberg

"Besonders bei jungen Leuten denken Unternehmen und Gastronomen oft, dass sie mit einem machen können, was sie wollen. Das geht bis zum Rechtsstreit. Wir hatten den Fall, dass sich ein Essensverkäufer weigerte, seine Standgebühr zu bezahlen, weil es zu regnen angefangen hat. Da sind wir bis ins Mahnverfahren gegangen. Der Typ hat einfach gedacht, das sind Anfänger, die trauen sich sowieso nichts."

Johannes Ries, Veranstalter Campusfest Regensburg

"Wir hatten beim ersten Beachbomb vorbildlich Sicherheitspersonal aufgestellt - aber nur an den Eingängen. Wir hatten nicht erwartet, dass die Leute über die Zäune steigen. Beim nächsten Mal haben wir die Sicherheitsleute rund um das Festivalgelände verteilt."

Stefan Zeiller, Veranstalter vom Beachbomb Festival in Wörth an der Isar


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