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Veranstaltungskaufmann/-frau Von der Kalkulation bis zum Konzert

Veranstaltungskaufleute haben mit Künstlern, Behörden, Technikern, Werbeleuten und Sponsoren zu tun, treffen fast täglich neue Leute und können ihre guten Englischkenntnisse im Umgang mit internationalen Kunden zum Einsatz bringen. Das alles dient einem Zweck: ein komplettes Event von A bis Z so zu organisieren, dass hinterher alle zufrieden sind.

Stand: 11.09.2017

Anna Hauser zieht und schiebt: Der meterhohe luftgefüllte Bogen will einfach keinen Stand bekommen. Zusammen mit ihren Kollegen schafft sie es dann doch: Der Bogen steht, ist festgebunden und markiert ab sofort den Eingang zur großen "Bayern 1-Sommerreise" in Schweinfurt.

Teamarbeit ist das A und O

Anna lernt beim Bayerischen Rundfunk in München Veranstaltungskauffrau - in dieser Woche ist sie 300 Kilometer entfernt in Schweinfurt im Einsatz: Sie soll zusammen mit einem 60-köpfigen Team dafür sorgen, dass die "Sommerreise" - ein bunter Familiennachmittag mit Musik und Moderatoren - ein Erfolg wird und reibungslos abläuft.

"Man muss den Überblick behalten, am besten gar nicht stressen lassen, sondern alles vorher geklärt haben. Das ist wichtig, wenn viele auf einmal kommen, dass man dann eins nach dem anderen abarbeitet. Nicht stressen lassen!"

Anna Hauser, 3. Lehrjahr

Das ist die Aufgabe aller Veranstaltungskaufleute: Sie organisieren und planen ein Event, kalkulieren die Kosten, machen Bühnenpläne und laden Bands und Kabarettisten ein - monatelang wurde auch die "Bayern 1-Sommerreise" vorbereitet. Vor Ort überwacht Anna mit ihren Kollegen den Aufbau, klärt offene Fragen, bespricht den Programmablauf mit den Moderatoren und betreut die Künstler. Sollte mal was schieflaufen, muss sie blitzschnell improvisieren und darf sich nicht aus der Ruhe bringen lassen.

Drei Jahre dauert die Ausbildung, dabei durchlaufen die Azubis die wichtigsten Bereiche ihres Unternehmens. Wer auch immer Events veranstaltet, der bildet oft auch aus: von Catering-Unternehmen und Rundfunkanstalten über große Konzertagenturen und Eventfirmen bis hin zu Messebetrieben sowie Städten und Kommunen mit ihren Kulturbetrieben. Jeder Betrieb hat andere Anforderungen an seine Azubis.

Fremdsprachenkenntnisse sind wichtig im Tagesgeschäft

Der Beruf ist vor allem bei Abiturienten beliebt; viele Frauen wählen diesen Beruf. Es gibt weit mehr Bewerber als freie Stellen. Interessenten sollten teamfähig, kommunikativ und flexibel sein und sehr selbstständig arbeiten können. Gute Englischkenntnisse sind ein Muss, denn meist haben angehende Veranstaltungskaufleute mit internationaler Kundschaft zu tun - jede weitere Fremdsprache bringt Pluspunkte bei der Bewerbung. Das wichtigste Ziel bei freien Firmen: Dass der Kunde zufrieden ist - mit ihm stimmen Veranstaltungskaufleute genau den Ablauf des Events ab, beraten, machen Vorschläge und berechnen je nach Preisvorstellung des Kunden alle Kosten. Auch die Werbung für solche Events übernehmen sie.

"Also, ich find's immer ganz toll, dass wir so viele verschiedene Leute kennenlernen aus der ganzen Welt. Wir haben große und kleine Kunden, da ist immer ein Highlight dabei."

Jennifer Wibiral, 2. Lehrjahr

Die Arbeitszeiten richten sich nach dem zu betreuenden Event: Viele Veranstaltungen finden abends oder am Wochenende statt - und Veranstaltungskaufleute überwachen manchmal noch den Auf- und Abbau. Da gehen die Tage früh los und enden sehr spät. Dienstreisen können quer durch Deutschland führen oder auch mal ins Ausland.

Nach der Lehre bieten sich viele Möglichkeiten für eine Karriere, auch in verwandten Bereichen wie dem Marketing oder der Veranstaltungstechnik zum Beispiel. Veranstaltungskaufleute haben einen sehr abwechslungsreichen Beruf, in dem sie ständig mit neuen Leuten zu tun haben und der vielfältige Aufstiegschancen bietet.

Die wichtigsten Fakten zur Ausbildung:

  • Offizielle Berufsbezeichnung: Veranstaltungskaufmann/-frau
  • Ausbildungsdauer: drei Jahre (mit Hochschulreife verkürzbar auf zwei Jahre)
  • Ausbildungsform: duale Ausbildung im Betrieb und an der Berufsschule
  • Prüfung: Industrie- und Handelskammer
  • Ausbildungsorte: Theater- und Konzertveranstalter, Künstleragenturen, Fernsehsender, Museen, öffentliche Verwaltung, Messegesellschaften, große Hotels
  • Zugang: Offiziell ist kein Schulabschluss vorgeschrieben. Die Betriebe stellen in der Praxis überwiegend Auszubildende mit Hochschulreife ein. Mehr als zwei Drittel der Azubis hat Abi.
  • Eignung: Kreativität, Kommunikationsfähigkeit und Kundenorientierung sind wichtig, auch Teamfähigkeit und Verhandlungsgeschick. Gute Englischkenntnisse helfen beim Umgang mit internationalen Kunden.
  • Perspektiven: Die Veranstaltungsbranche ist eine Branche mit Zukunft. Da die Zahl der Events stetig steigt, werden Fachleute gesucht. Die Ausbildungsplätze sind sehr gefragt, es gibt mehr Bewerber als freie Stellen. Vorteile verschafft man sich mit guten Fremdsprachenkenntnissen, Auslandserfahrung oder Praktika.
  • Weiterbildung: Fachwirt /-in Medien, Tourismus, Gastgewerbe; Meister/ -in, z.B. Veranstaltungstechnik; Studium, z.B. Eventmanagement

Genaue Informationen finden Sie auf den Webseiten der Arbeitsagentur:

Die wichtigsten Infos zum Beruf

Team

Veranstaltungskaufleute arbeiten stets in einem Team, das nur eines möchte: eine gelungene Veranstaltung zu organisieren. Vom Künstler bis zum Techniker: Veranstaltungskaufleute müssen teamfähig sein.

Kommunikation

Veranstaltungskaufleute haben jeden Tag mit allen möglichen Menschen zu tun. Sie müssen Kontakte pflegen und Netzwerke aufbauen, müssen – wenn mal was schiefläuft – auch Kunden besänftigen oder Künstler beruhigen können. Sie müssen alle kommunikativen Register ziehen.

Arbeitszeit

Veranstaltungskaufleute sind viel unterwegs: Die meisten Events sind nicht am Ausbildungsort, außerdem finden sie oft abends oder am Wochenende statt. Deswegen sind die Arbeitszeiten oft lang und nicht genau planbar. Ein Veranstaltungskaufmann oder –kauffrau muss oft auch noch den Abbau eines Events überwachen – das kann bis in die Nacht dauern.


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